Інвентаризація в нігтьовому салоні - як зробити облік за 30 хвилин [2026]

31 грудня, 19:30, салон зачинений. Марта опускає ролети, відкриває ноутбук, намагається пригадати, скільки залишилося лаків Semilac, клеїв Lash для вій і упаковок хни. За годину має три фото поличок і безлад у голові. Так бути не повинно.

Інвентаризація (spis z natury) — це облік залишків станом на 31 грудня, обов'язковий для більшості нігтьових салонів, які ведуть KPiR (польська книга доходів і витрат), а з 2023 року також для ryczałt (польський спрощений податок) у спрощеній версії. Звучить грізно, але на практиці це один аркуш A4, чотири колонки, тридцять хвилин з папером у руці й калькулятором. Нижче — точно, що рахувати, чого не рахувати, як оцінити та що зробити з аркушем після Нового року.

Що таке інвентаризація і хто зобов'язаний її проводити

Інвентаризація (spis z natury, у побуті — облік залишків) — це опис товарів для продажу, матеріалів і пакування у твоєму салоні станом на 31 грудня. Випливає зі ст. 24 ч. 2 закону про PIT і з постанови про ведення KPiR (§24–25). Мета проста — податкова хоче знати, що фізично залишилося у салоні на кінець року, щоб правильно порахувати витрати на отримання доходу.

Обов'язок стосується:

• Салону на KPiR — завжди, станом на 31.12, а також на день початку діяльності, ліквідації та зміни форми оподаткування.
• Салону на ryczałt у формі еведенції — з 2023 р. обов'язок зазначення залишків у декларації PIT-28, якщо вартість товарів для продажу й матеріалів перевищує 10 000 PLN.
• Салону на karta podatkowa (польська податкова картка) — без обов'язку інвентаризації, бо картка не зважає на витрати.

Салонів з VAT (польський ПДВ) додатково стосується інвентаризація при зміні статусу VAT, але це окрема тема. Для типового нігтьового салону на ryczałt 8,5% або KPiR-івця на лінійному 19% — інвентаризація на 31.12 є стандартом.

Що рахувати у нігтьовому салоні — типовий перелік з 14 позицій

Рахуєш усе, що є товаром для продажу (якщо продаєш продукти клієнткам — наприклад, кондиціонери, лаки для забирання додому), основним матеріалом (використовуваним у послузі) або пакуванням. Рахуєш лише те, що ще не використане і у фізичному стані, придатному до використання.

Типовий перелік з 14 позицій для нігтьового салону виглядає так:

1. Гель-лаки (пляшечка нерозкрита або відкрита, але з вмістом)
2. Бази, топи, праймери
3. Пилки, блискітки, оздоби (фольга, наліпки)
4. Насадки для фрезера нові, невикористані, в оригінальних упаковках
5. Пилочки в упаковках (одноразові, у фольгованих саше)
6. Серветки, ватні диски в групових упаковках
7. Одноразові рушники (целюлозні, в упаковках)
8. Нітрилові рукавички (повні коробки й початі)
9. Клей для вій нерозкритий
10. Хна для брів, фарби, оксиданти — нерозкриті упаковки
11. Дезінфікуючі препарати нерозкриті (Velodes, Sterylis, Manisoft)
12. Стерилізаційні пакети, стрічки для автоклаву
13. Канцелярські матеріали й упаковка для роздрібного продажу (пакети, чохли)
14. Товари для продажу — продукти, куплені для перепродажу клієнтці (креми, олії, кондиціонери у міні-розмірах)

Практичне правило: якщо ти купила щось з думкою, що буде використане у послузі або продане, і воно досі лежить у салоні 31 грудня о 18:00 — вписуєш це до інвентаризації.

Чого НЕ рахувати

Тут трапляється найбільше помилок. Інвентаризація не охоплює основних засобів і матеріалів, частково використаних у послузі. Залиш поза аркушем:

• Стале обладнання — лампа UV/LED, автоклав, фрезер, крісло, табурет, кульковий стерилізатор. Це основні засоби, амортизовані окремо, мають власний облік.
• Використані насадки для фрезера — насадка, яка хоч раз була в автоклаві й працювала на клієнтці, є "у використанні". Не вписуєш її до інвентаризації як повноцінний матеріал.
• Початі лаки на робочій поличці — якщо це пляшечка у щоденному використанні, технічно зараховуєш її до інвентаризації за фактичною вартістю (наприклад, 50% вмісту = 50% ціни). Але на практиці більшість бухгалтерів дозволяє трактувати відкриту пляшечку як поточне використання, якщо вартість незначна.
• Дрібні інструменти вартістю до 1 500 PLN брутто — пінцети, кусачки, копитця — це обладнання, не товари. Не вписуєш їх до інвентаризації.
• Засоби чистоти для салону (засіб для підлоги, туалетний папір) — це експлуатаційні матеріали, не товар для продажу і не основний матеріал у послузі.

Межа тонка, але логіка проста. Інвентаризація показує, що ти купила і ще не використала, у стані, придатному для подальшого використання. Усе, що вже працює або є обладнанням, лежить поза аркушем.

Повний зразок аркуша інвентаризації з 14 позиціями, адаптованими до нігтьового салону, полями для запису кількості й ціни та формулою підсумовування вартості міститься в пакеті START 249 PLN. Файл .xlsx і .pdf, готовий до друку або заповнення на ноутбуці.

Зразок аркуша інвентаризації — 4 колонки і підсумок

Аркуш простий. Чотири колонки, один рядок на позицію, підсумок унизу. Так виглядає мінімальний формат, що відповідає § 24 постанови про KPiR:

Назва позиції	Кількість	Ціна за одиницю (PLN нетто)	Вартість (PLN нетто)
Гель-лак Semilac 7 мл	14 шт.	32,00	448,00
База Semilac Pure 7 мл	3 шт.	45,00	135,00
Алмазні насадки для фрезера – новий комплект	5 шт.	22,00	110,00
Пилочки 180/240 у саше	40 шт.	1,80	72,00
Нітрилові рукавички S (уп. 100 шт.)	3 уп.	28,00	84,00
Клей для вій Lash – нерозкритий	2 шт.	89,00	178,00
Velodes Plus 1 л – нерозкритий	2 шт.	62,00	124,00
СУМА	—	—	1 151,00

Під таблицею обов'язково: дата інвентаризації (31.12.2026), ім'я та прізвище особи, яка склала, підпис, підпис особи, яка перевірила (якщо ти сама — другий підпис це твій власний як власниці).

Крок за кроком за 30 хвилин

1. 19:00, салон зачинений. Відкрий порожній аркуш (.xlsx, аркуш A4 або застосунок у телефоні). Чотири колонки: назва, кількість, ціна, вартість.
2. Пройди полички у сталому порядку. Зазвичай: поличка з лаками → шухляда з базами і топами → кошик з насадками й пилочками → шафка з дезінфікуючими препаратами → склад з упаковками. По одній поличці за раз, без перескакування.
3. Запиши кожну позицію відразу. Назва конкретна (не "лаки", а "Semilac 7 мл"), кількість у штуках або упаковках, ціна за одиницю нетто з останньої фактури закупу.
4. Ціну береш з фактури, а не з магазину. Якщо купувала ту саму позицію за різними цінами, використовуєш середньозважену або метод FIFO (перше зайшло — перше вийшло). Послідовно той самий метод для всієї інвентаризації.
5. Помнож кількість × ціна = вартість. Excel зробить це сам, на папері — калькулятор і все.
6. Підсумуй колонку "вартість". Це твоя кінцева сума залишків — впишеш її до KPiR або до PIT-28.
7. Підпиши, постав дату. 31.12.2026, ім'я та прізвище, підпис. Без цих трьох речей інвентаризація не має чинності.
8. Сховай до бухгалтерського сегрегатора. Разом із фактурами закупу за грудень. Тримаєш 5 років, рахуючи від кінця року, в якому минув термін сплати податку.

Тридцять хвилин спокійної роботи. Якщо починаєш після 22:00 або не маєш паперу під рукою — розтягується до двох годин і закінчується фото поличок у WhatsApp до бухгалтерки.

Три типові помилки

Ці три помилки видно у 7 з 10 інвентаризацій, складених самостійно власницями салонів. Кожної можна уникнути за п'ять хвилин.

1. Рахування вже використаних насадок для фрезера. Анна вписала до інвентаризації "алмазні насадки – 28 штук" за ціною 22 PLN/шт. З цього 23 насадки працювали з березня, були десятки разів в автоклаві, і їх ніхто б не купив. Бухгалтерка викреслила 23 позиції. Правило: до інвентаризації потрапляють лише насадки в оригінальній упаковці, ніколи не використані.
2. Не врахування повернень від клієнток. Олена продала клієнтці кондиціонер для нігтів за 89 PLN 28 грудня. Клієнтка повернулася 30 грудня й повернула товар. Кондиціонер знову стоїть на поличці 31.12, але Олена не вписала його до інвентаризації, бо "вже його продала". Так не можна. Товар фізично повернувся, тож він є в салоні 31.12 і потрапляє до обліку залишків.
3. Відсутність підпису й дати на аркуші. Інвентаризація без підпису власниці — це не інвентаризація, а нотатка. Без дати — податкова не знає, чи стосується 31.12.2026, чи 31.12.2025. Інспектор US під час перевірки спочатку перевіряє саме ці два поля, лише потім позиції.

Після інвентаризації — що далі в KPiR і ryczałt

Інвентаризація сама по собі не є податковим документом. Лише внесення до KPiR або PIT-28 надає їй чинності.

KPiR — термін запису до 5.01 наступного року. Вписуєш кінцеву вартість залишків у поле "spis z natury na koniec roku" (колонка 15 або у спеціальному полі на останній сторінці книги). Та сама сума стає "spisem z natury na początek" у новій книзі 1.01.2027. Різниця між початковими і кінцевими залишками впливає на фінансовий результат — вищі кінцеві залишки = нижчі поточні витрати = вищий дохід до оподаткування.

Ryczałt — запис у PIT-28 до 30.04.2027. Якщо вартість залишків перевищує 10 000 PLN, вписуєш її у відповідне поле формуляра. Нижче 10 000 PLN — не вписуєш у PIT-28, але аркуш все одно складаєш і тримаєш у сегрегаторі (US може попросити його у разі перевірки).

Якщо ведеш KPiR, перевір також цінник послуг у салоні вимоги, бо цінник і інвентаризація — це два документи, які інспектор US перевіряє разом під час першої перевірки. Другий пов'язаний документ — це фактура чи чек у салоні коли — бо повернення від клієнток, зареєстровані за чеком, безпосередньо впливають на те, що вписуєш до залишків.

Пакет START 249 PLN містить зразок аркуша інвентаризації (.xlsx з формулами і .pdf для друку), інструкцію заповнення крок за кроком та контрольний перелік 14 типових позицій у нігтьовому салоні. Плюс зразок санітарної процедури, цінника й картки клієнтки — комплект базових документів на 31.12.

FAQ — Найпоширеніші запитання

Чи стосується інвентаризація салону на ryczałt?

Так, з 2023 р. ryczałtowcy мають обов'язок зазначення залишків у PIT-28, якщо вартість товарів для продажу й матеріалів станом на 31.12 перевищує 10 000 PLN. Нижче цього порогу — аркуш складаєш і тримаєш у сегрегаторі, але не вписуєш до декларації. Сам факт ведення інвентаризації рекомендовано незалежно від порогу, бо US може його зажадати під час перевірки.

Як оцінити насадки для фрезера у використанні?

Насадки у використанні взагалі не оцінюєш, бо вони не входять до інвентаризації. Вписуєш виключно нові насадки, в оригінальних упаковках, ніколи не використані на клієнтці. Ціну береш з останньої фактури закупу або середньозваженої, якщо купувала насадки за різними цінами протягом року.

Чи можу залишити інвентаризацію на січень?

Інвентаризація має бути проведена фізично станом на 31.12 — тобто перерахунок товарів і матеріалів на поличках саме цього конкретного дня, найкраще ввечері після закриття салону. Запис до KPiR можеш зробити до 5.01.2027. Якщо почнеш інвентаризацію 2.01, технічно рахуєш стан на 2.01, а не на 31.12 — що при перевірці US є процедурною помилкою.

Що, якщо маю два салони?

Складаєш окрему інвентаризацію для кожної локації, з датою й адресою салону на аркуші. Суми з обох аркушів об'єднуєш аж в одній кінцевій сумі в KPiR або в PIT-28. Якщо кожен салон має окрему касу і окремого працівника — кожен аркуш підписує особа, відповідальна за дану локацію. Пов'язана тема — як відкрити нігтьовий салон 2026, де описані реєстраційні обов'язки для другої локації.

Куди вписати інвентаризацію в KPiR?

У податковій книзі маєш спеціальне поле на останній сторінці року — "Remanent na koniec roku" або "Spis z natury na 31.12". Вписуєш туди сумарну вартість з аркуша, дату складання й підпис. Наступного року та сама сума з'являється як "Remanent na początek roku" в новій книзі. Якщо ведеш KPiR електронно (наприклад, wFirma, iFirma, Comarch), програма має окреме поле на залишки — вписуєш лише кінцеву суму з аркуша.