Картка клієнта в салоні нігтів і брів - що має містити і як заповнити

Картка клієнта - це юридичний документ, а не формальність для галочки. Це твій захист, коли клієнтка стверджує, що не попереджала тебе про алергію, вагітність або реакцію на попередній препарат. Без картки - твоє слово проти її слова. З правильно заповненою карткою - у тебе є дата, підпис і конкретні факти. Ця різниця критична, коли справа доходить до страховика або суду.

Що має містити картка клієнта - юридичний мінімум

Картка клієнта для салону нігтів і брів має охоплювати кілька обов'язкових елементів. Пропуск будь-якого з них послаблює твою позицію при можливих претензіях.

Персональні дані з пунктом GDPR

• Ім'я та прізвище клієнтки
• Номер телефону або адреса електронної пошти (для зв'язку після процедури)
• Пункт GDPR з явною згодою на обробку персональних та медичних даних
• Інформація про мету збору даних і право на їх видалення

Медична інформація

• Відомі алергії на косметичні інгредієнти, метали, латекс
• Захворювання шкіри: псоріаз, атопічний дерматит, грибкові інфекції
• Прийняті ліки - особливо розріджуючі кров (аспірин, варфарин), імуносупресанти
• Вагітність або грудне вигодовування
• Цукровий діабет, порушення згортання крові

Консультація перед процедурою

• Дата останньої процедури такого ж виду
• Препарати, які клієнтка щодня використовує в зоні процедури
• Небажані реакції після попередніх процедур - у тебе або в іншого майстра

Результати патч-тесту

• Дата проведення тесту
• Назва препарату та номер партії (LOT)
• Місце нанесення тесту
• Результат: негативний (немає реакції) або позитивний (алергічна реакція)
• Підпис майстра, який проводив тест

Згода на процедуру

• Опис процедури та використовуваних препаратів
• Інформація про ризики та можливі ускладнення
• Чіткий підпис клієнтки, поставлений особисто під час візиту

Історія відвідувань

• Дата кожного візиту
• Вид виконаної процедури
• Використаний препарат і номер партії
• Час експозиції (якщо застосовно)
• Примітки (наприклад, реакція після попередньої процедури, особливі побажання клієнтки)
• Підпис майстра

Як заповнити картку крок за кроком

Заповнення картки - це поетапний процес. Не все заповнюється одразу: частину інформації збираєш до візиту, частину під час нього, а частину вносиш після завершення процедури.

1. Крок 1 - до першого візиту: Можеш провести попередню консультацію телефоном, SMS або WhatsApp. Питай про алергії, ліки, вагітність. Записуй почуте. Але пам'ятай: паперова картка має бути оформлена під час фізичного візиту. Скриншоти з WhatsApp - це не підписаний документ.
2. Крок 2 - під час візиту, частина клієнтки: Клієнтка самостійно заповнює розділ з персональними та медичними даними. Сама. Не ти за неї. При можливій суперечці це важливо: важко стверджувати "я не знала", коли ти власноруч вписала відповідь.
3. Крок 3 - частина майстра: Ти вносиш результати патч-тесту, дату, номер партії та запис про процедуру. Описуй точно, що зробила, яким препаратом і скільки часу.
4. Крок 4 - підписи: Обидві підписуєте під час візиту. Не дистанційно, не через фото, не через WhatsApp. Підпис має бути фізичним або зробленим за допомогою кваліфікованого електронного підпису (що в практиці салону краси зазвичай не застосовується).
5. Крок 5 - зберігання: Картка потрапляє в закриту шафку або папку з ключем. Не лежить на стойці, не видна наступній клієнтці. Це вимога GDPR.

Де і як довго зберігати картки клієнток

Правильне зберігання карток - це не лише питання організації, а й юридичний обов'язок з реальними наслідками за порушення.

• Закрита шафка або папка з ключем: недоступна для клієнток, що перебувають у салоні. Якщо є рецепція, картка не може лежати на столі відкрита для будь-кого, хто стоїть поруч.
• Електронний формат: дозволений, але має бути зашифрований, захищений паролем і доступний лише тобі або авторизованим співробітницям.
• Термін зберігання: мінімум 3 роки після останнього відвідування клієнтки. Для карток з медичними даними (алергії, захворювання шкіри) - безпечніше 5 років. Це відповідає стандартному строку позовної давності за цивільними позовами в Польщі.
• Чого не робити: картки на видному місці, на стойці, у відкритій папці на рецепції, у сумці без захисту, яку носиш на виїзди до клієнток.

Коли картка тебе захищає, а коли ні

Картка клієнта захищає тебе тільки тоді, коли вона правильно заповнена, підписана та актуальна. Порожня або неправильно заповнена картка може обернутися проти тебе.

Картка захищає тебе, коли:

• Клієнтка стверджує, що не повідомляла тебе про вагітність: у тебе є підписана нею медична анкета, де питання про вагітність заповнене.
• Клієнтка стверджує, що патч-тесту не було: у тебе є дата тесту, номер партії препарату та результат, підписані обома.
• Клієнтка стверджує, що не знала про ризики: у тебе є її підпис під розділом зі згодою та описом можливих ускладнень.

Картка НЕ захищає тебе, коли:

• Вона порожня або заповнена частково (відсутні медичні дані, підпис).
• Вона застаріла: клієнтка повідомила тебе під час третього візиту про вагітність, але картка не була оновлена.
• Відсутній підпис клієнтки під розділом зі згодою на процедуру.
• У записі патч-тесту немає номера партії: ти не можеш довести, яким препаратом тестувала.

Електронна чи паперова картка

Однозначної відповіді немає. Обидва формати мають переваги та недоліки. Вибирай той, при якому ти будеш послідовно заповнювати документ після кожного візиту.

• Паперова: дешева, проста, не вимагає IT-інфраструктури. Мінус: важко шукати серед сотень клієнток, можна загубити або пошкодити, немає автоматичного резервного копіювання.
• Електронна (програма для салону): зручний пошук і архівування, можливість надсилати нагадування та надавати клієнтці доступ до її записів. Вимагає захисту відповідно до GDPR і регулярних резервних копій. Потрібен план на випадок збою системи.
• Гібридний варіант: паперова картка, підписана під час візиту, плюс скан або фото, збережені в зашифрованому хмарному сховищі. Добрий компроміс: є фізичний підпис і доступ з телефону. Шифрування обов'язкове: зберігання фото у звичайній папці Google Drive без захисту - це порушення GDPR.

Найпоширеніші запитання

Чи потрібно клієнтці підписувати картку при кожному візиті?

Ні. Підписує при першому візиті. При наступних ти перевіряєш, чи змінилися медичні дані. Якщо так (нова алергія, нові ліки, вагітність) - оновлюєш картку і обидві підписуєте змінений розділ. До історії відвідувань вносиш новий запис після кожного візиту: дата, процедура, препарат, примітки.

Що робити, якщо клієнтка відмовляється підписувати?

Є два варіанти: відмов виконувати процедуру або чітко зафіксуй відмову в картці з датою та власним підписом (наприклад: "Клієнтка відмовилась підписати згоду [дата] - підпис майстра"). Перший варіант безпечніший, бо виключає ризик. Проводячи процедуру без підписаної згоди, ти берешь на себе всю відповідальність.

Чи можна вести картку клієнта через WhatsApp?

WhatsApp можна використовувати для проведення попередньої медичної консультації перед візитом. Але скриншоти переписки - це не картка клієнта. Відсутній підпис, структура, результати патч-тесту та журнал відвідувань. WhatsApp - інструмент комунікації, а не медична документація. Картка має бути окремим, повним документом з підписом.

Як довго зберігати картку після того, як клієнтка перестала приходити?

Мінімум 3 роки з дати останнього візиту. Для карток з медичними даними (алергії, захворювання шкіри) безпечніше зберігати 5 років - відповідно до стандартного строку позовної давності за цивільними позовами в Польщі. Після закінчення цього терміну картку можна знищити способом, що унеможливлює зчитування даних: використовуй шредер, а не смітник.