Regulamin salonu kosmetycznego i zadatek

Regulamin salonu kosmetycznego to wzorzec umowy, który ustalasz sama i który wiąże klientkę, jeśli doręczysz jej go przed zawarciem umowy (art. 384 § 1 Kodeksu cywilnego). Kodeks cywilny nie nakazuje go mieć, ale reguluje, kiedy wiąże, a nieuzgodnione indywidualnie postanowienia, które są sprzeczne z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają interesy klientki będącej konsumentką, jej nie wiążą (art. 385¹ § 1).

Piątkowe popołudnie, pełny grafik, a klientka z dwugodzinną wizytą nie przychodzi i nie odwołuje terminu. Regulamin i zadatek to dokumenty, które porządkują takie sytuacje, ale tylko wtedy, gdy są napisane zgodnie z przepisami. Poniżej pokazujemy, co może zawierać regulamin salonu kosmetycznego, których zapisów unikać, czym zadatek różni się od zaliczki i jak doręczyć regulamin klientce. Wymogi dotyczące samego cennika opisaliśmy w artykule o cenniku usług w salonie.

Najważniejsze w skrócie

• Regulamin wiąże klientkę, jeśli został jej doręczony przed zawarciem umowy. Jeśli udostępniasz go w postaci elektronicznej, zrób to tak, by mogła go przechowywać i odtwarzać (art. 384 § 1 i 4).
• Postanowienia nieuzgodnione indywidualnie, sprzeczne z dobrymi obyczajami i rażąco naruszające interesy konsumentki jej nie wiążą, a reszta umowy obowiązuje (art. 385¹ § 1 i 2).
• Regulamin ma być sformułowany jednoznacznie i zrozumiale, a postanowienia niejednoznaczne tłumaczy się na korzyść konsumenta (art. 385 § 2).
• Zadatek ma w Kodeksie cywilnym określone skutki (art. 394). Kodeks nie ma ogólnego przepisu o zaliczce na poczet ceny, który odpowiadałby art. 394.
• Jeśli świadczysz usługi drogą elektroniczną, na przykład przez formularz rezerwacji na stronie, ustawa wymaga regulaminu tych usług (art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Regulamin salonu kosmetycznego: czy jest obowiązkowy i co może zawierać

Regulamin to zbiór zasad, na jakich świadczysz usługi: rezerwacje, odwoływanie wizyt, spóźnienia, przedpłaty, reklamacje, zachowanie w salonie. Kodeks cywilny reguluje go jako wzorzec umowy: wiąże drugą stronę, jeśli został jej doręczony przed zawarciem umowy (art. 384 § 1). Przepis nie nakazuje posiadania regulaminu, ale bez doręczenia przed rezerwacją trudno powołać się na jego zapisy.

Osobna sprawa to regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną. Ustawa nakłada na usługodawcę obowiązek określenia takiego regulaminu i nieodpłatnego udostępnienia go przed zawarciem umowy, a usługobiorca nie jest związany postanowieniami, które nie zostały mu udostępnione w ten sposób (art. 8 ust. 1 i 2). Czy dana funkcja Twojej strony jest usługą świadczoną drogą elektroniczną w rozumieniu art. 2 pkt 4 tej ustawy, zależy od jej działania. Jeśli masz konto klientki, system rezerwacji lub newsletter, sprawdź to z prawnikiem.

• Co warto uregulować: sposób rezerwacji, termin bezpłatnego odwołania wizyty, skutki spóźnienia (na przykład skrócenie zabiegu lub zmiana terminu), zasady przedpłat i ich rozliczania, zasady przyprowadzania dzieci i zwierząt, tryb reklamacji. Tryb reklamacji opisujemy w artykule o reklamacji usługi beauty.
• Czego regulamin nie zmieni: postanowienia niedozwolone, nieuzgodnione indywidualnie, nie wiążą konsumentki, także gdy zaakceptowała regulamin przy rezerwacji (art. 385¹ § 1 i 3).
• Język: prosty i konkretny. Wzorzec ma być jednoznaczny i zrozumiały (art. 385 § 2), a niejasny zapis zadziała na Twoją niekorzyść.
• Dane osobowe: sprawy zgód i obowiązku informacyjnego opisujemy osobno w artykule o zgodach RODO w salonie beauty.

Klauzule niedozwolone w regulaminie salonu kosmetycznego

Za konsumenta Kodeks cywilny uważa osobę fizyczną, która z przedsiębiorcą dokonuje czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹). Klientka salonu zwykle spełnia tę definicję. Postanowienia umowy z konsumentem nieuzgodnione indywidualnie nie wiążą jej, jeśli kształtują jej prawa i obowiązki sprzecznie z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają jej interesy. Nie dotyczy to postanowień o głównych świadczeniach, w tym cenie, jeśli sformułowano je jednoznacznie (art. 385¹ § 1).

Postanowienie, na którego treść klientka nie miała rzeczywistego wpływu, jest nieuzgodnione indywidualnie, w szczególności gdy pochodzi z wzorca, który jej zaproponowałaś. Ciężar dowodu, że zapis uzgodniono indywidualnie, spoczywa na tym, kto się na to powołuje (art. 385¹ § 3 i 4). Zgodność zapisu z dobrymi obyczajami ocenia się według stanu z chwili zawarcia umowy (art. 385²).

Art. 385³ zawiera listę postanowień, które w razie wątpliwości uważa się za niedozwolone. To domniemanie, a nie wyrok, więc ostatecznie zapis ocenia sąd. Poniżej przykłady z listy, przełożone na sytuacje z salonu.

Zapis w regulaminie salonu	Pozycja w art. 3853
Przepadek całej wpłaty bez względu na termin, gdy klientka zrezygnuje z wizyty	pkt 12: wyłączenie obowiązku zwrotu zapłaty za świadczenie niespełnione, jeśli konsument zrezygnuje z umowy lub jej wykonania
Opłata za rezygnację obciążająca tylko klientkę, bez analogicznego obowiązku salonu	pkt 16: obowiązek zapłaty ustalonej sumy na wypadek rezygnacji nałożony wyłącznie na konsumenta
Wysoka opłata za nieodwołanie wizyty lub rezygnację	pkt 17: obowiązek zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego przez konsumenta, który nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy
Prawo salonu do jednostronnej zmiany umowy lub zakresu usługi albo do podwyższenia ceny po rezerwacji	pkt 10 i 19: jednostronna zmiana umowy lub istotnych cech świadczenia bez ważnej przyczyny; pkt 20: podwyższenie ceny po zawarciu umowy bez prawa odstąpienia
Wyłączenie odpowiedzialności salonu za szkody po zabiegu	pkt 1 i 2: wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności za szkody na osobie oraz za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania
Zapisy, których klientka nie mogła poznać przed rezerwacją	pkt 4: postanowienia, z którymi konsument nie mógł się zapoznać przed zawarciem umowy

Test uczciwości regulaminu: przeczytaj każde postanowienie i zapytaj, czy zaakceptowałabyś je jako klientka innego salonu. Jeśli zapis działa tylko w jedną stronę, sprawdź go z listą z art. 385³.

Postanowienia uznane za niedozwolone prawomocnym wyrokiem Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów sprawdzisz w rejestrze klauzul niedozwolonych UOKiK. Brak wpisu nie oznacza, że Twój zapis jest dopuszczalny.

Zadatek, zaliczka, przedpłata w regulaminie salonu

Słowa, których używasz w regulaminie i w potwierdzeniu rezerwacji, mają skutki prawne. Kodeks cywilny reguluje zadatek (art. 394). Nie ma natomiast ogólnego przepisu o zaliczce na poczet ceny, który odpowiadałby art. 394, ani przepisu o przedpłacie bez nazwy (słowo „zaliczka” pojawia się w Kodeksie tylko w szczególnych kontekstach, na przykład w art. 743 o zaliczce na wydatki zleceniobiorcy), więc skutki wpłat zależą od tego, co zapiszesz w umowie i regulaminie. Niejednoznaczny zapis tłumaczy się na korzyść konsumenta (art. 385 § 2).

Sytuacja	Zadatek według art. 394 Kodeksu cywilnego
Klientka, która dała zadatek, nie wykonuje umowy	Salon może bez wyznaczania terminu dodatkowego odstąpić od umowy i zachować zadatek, o ile nie zastrzeżono inaczej i nie ma odmiennego zwyczaju (§ 1)
Salon nie wykonuje umowy	Klientka może odstąpić od umowy i żądać sumy dwukrotnie wyższej od zadatku (§ 1)
Wizyta się odbywa	Zadatek zalicza się na poczet świadczenia klientki, a gdy to niemożliwe, zwraca (§ 2)
Umowa została rozwiązana albo niewykonanie wynikło z okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada lub odpowiadają obie	Zadatek podlega zwrotowi, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada (§ 3)

Wniosek praktyczny: jeśli chcesz oprzeć się na przepisach o zadatku, nazwij wpłatę zadatkiem i opisz jego skutki w regulaminie oraz w potwierdzeniu rezerwacji. Pamiętaj, że zadatek działa w obie strony. Wysokość ustal w stosunku do ceny zabiegu: zadatek ma zabezpieczać termin, a nie stanowić ukrytą karę. Jeśli zamiast zadatku zastrzegasz opłatę za nieodwołaną wizytę, może ona zostać oceniona jako kara umowna (art. 483 § 1), której zmniejszenia dłużnik może żądać, gdy jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2).

No-show: procedura krok po kroku

• Przy rezerwacji: klientka poznaje regulamin i wpłaca zadatek (przelew, płatność w systemie rezerwacji, BLIK). Zapis bez zadatku możesz zostawić dla stałych klientek, ale zapisz tę zasadę w regulaminie.
• Przypomnienie: wiadomość dzień przed wizytą z informacją, do kiedy można odwołać termin zgodnie z regulaminem.
• Odwołanie w terminie: zadatek wraca albo przechodzi na nowy termin, tak jak zapisano w regulaminie.
• Brak odwołania: dokumentujesz próbę kontaktu, stosujesz zasady z regulaminu i zapisujesz zdarzenie. Jednolita praktyka ułatwia wykazanie, że nie działasz uznaniowo.
• Rozliczenie: zatrzymany zadatek omów z księgową. Zasady paragonów i faktur opisaliśmy w artykule o kasach fiskalnych w salonie, a płatności przez platformy rezerwacyjne w artykule o raportowaniu DAC7 przez salony.

Osobno potraktuj sytuacje losowe, takie jak choroba, wypadek czy nagła sprawa rodzinna. Kodeks cywilny przewiduje, że gdy niewykonanie umowy wynika z okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada, zadatek podlega zwrotowi (art. 394 § 3). Prosty zapis w stylu „w udokumentowanych sytuacjach losowych zadatek przechodzi na nowy termin” zdejmuje z regulaminu łatkę bezwzględności. Wyjątki stosuj według jednej zasady wobec wszystkich klientek.

Jak doręczyć regulamin salonu i udowodnić akceptację

Regulamin wiąże klientkę, jeśli doręczyłaś go przed zawarciem umowy (art. 384 § 1). Przepis wymaga doręczenia, a nie podpisu, ale zapis, że klientka mogła się z nim zapoznać, trzeba umieć wykazać. Warto mieć kilka warstw naraz:

• Strona internetowa i profil rezerwacyjny: pełna treść regulaminu dostępna ze strony zapisu, nie ukryta w stopce. W systemie rezerwacji ustaw wymóg akceptacji przy pierwszym zapisie. Regulamin w postaci elektronicznej udostępnij tak, by klientka mogła go zapisać i odtworzyć, na przykład jako plik do pobrania (art. 384 § 4).
• Salon: wydrukowany regulamin w widocznym miejscu przy recepcji, dla klientek zapisujących się telefonicznie lub osobiście.
• Potwierdzenie rezerwacji: wiadomość z terminem zawiera link do regulaminu, zasady odwoływania i informację o zadatku.
• Pierwsza wizyta: krótkie oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem, przechowywane razem z kartą klientki.

Zmiany regulaminu oznaczaj datą wejścia w życie i zachowuj poprzednie wersje z datami obowiązywania. Przy pojedynczych wizytach wiąże wersja doręczona przed rezerwacją. Wzorzec wydany w czasie trwania stosunku o charakterze ciągłym wiąże drugą stronę, jeśli zachowano wymagania art. 384 i nie wypowiedziała umowy w najbliższym terminie wypowiedzenia (art. 384¹). Jeśli sprzedajesz karnety lub abonamenty, ustal z prawnikiem, czy to taki stosunek.

Wdrożenie nowych zasad

Nowe zasady ogłoś z wyprzedzeniem, wyjaśnij powód wprost (nieodwołane wizyty blokują terminy innym klientkom), daj okres przejściowy i stosuj te same reguły wobec wszystkich. Stałym klientkom możesz zaproponować łagodniejsze warunki, ale zapisz to w regulaminie jako jasną zasadę. Po kilku miesiącach porównaj liczbę nieodwołanych wizyt przed zmianą i po niej oraz reakcje klientek, a potem dostrój wysokość zadatku i okno bezpłatnego odwołania.

Najczęściej zadawane pytania: regulamin salonu kosmetycznego

Czy mogę zatrzymać całą przedpłatę, jeśli klientka odwołała wizytę dzień wcześniej?

Zależy od tego, czy wpłata jest zadatkiem, i od zapisów regulaminu. Przy zadatku art. 394 § 1 pozwala go zachować, gdy klientka nie wykonała umowy, chyba że zachodzi wyjątek z § 3. Zapis o przepadku całej wpłaty bez względu na termin odwołania jest ryzykowny: art. 385³ pkt 12 wymienia wśród wątpliwych postanowień wyłączenie obowiązku zwrotu zapłaty za świadczenie niespełnione, gdy konsument zrezygnuje z umowy. Przepisy, które sprawdziliśmy, nie wskazują, gdzie przebiega granica między zadatkiem a postanowieniem z pkt 12, a ostatecznie ocenia to sąd. Łatwiej uzasadnić bezpłatne odwołanie do określonej godziny i utratę zadatku dopiero po jej upływie.

Czy regulamin musi być podpisany przez każdą klientkę?

Nie. Art. 384 § 1 wymaga doręczenia regulaminu przed zawarciem umowy, nie podpisu. Podpis albo zaznaczenie akceptacji przy zapisie online ułatwia jednak wykazanie, że zasady były znane, więc warto je zbierać.

Czy regulamin może wyłączyć odpowiedzialność salonu za szkody po zabiegu?

Art. 385³ pkt 1 i 2 wymienia wśród postanowień uważanych w razie wątpliwości za niedozwolone te, które wyłączają lub ograniczają odpowiedzialność wobec konsumenta za szkody na osobie, a także wyłączają lub istotnie ograniczają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. Zapis o wyłączeniu odpowiedzialności nie jest więc bezpiecznym zabezpieczeniem. Więcej o odpowiedzialności po zabiegu piszemy w artykule o alergii po zabiegu.

Czy mogę ustalić opłatę za nieodwołaną wizytę?

Opłata za nieodwołaną wizytę może zostać oceniona jako kara umowna (art. 483 § 1). Art. 385³ pkt 17 wymienia wśród wątpliwych postanowień obowiązek zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego przez konsumenta, który nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy, a art. 484 § 2 pozwala żądać zmniejszenia rażąco wygórowanej kary. Przepisy nie wskazują kwoty, którą uznaje się za bezpieczną, więc nie podajemy jej. Skutki samego spóźnienia, na przykład skrócenie zabiegu, opisz w regulaminie osobno.

Co zrobić, gdy klientka regularnie odwołuje wizyty w ostatniej chwili?

Regulamin może przewidywać, że po określonej liczbie późnych odwołań kolejne rezerwacje wymagają przedpłaty. Zapisz zasadę jednoznacznie (art. 385 § 2), stosuj ją jednolicie i prowadź historię odwołań. Przepisy, które sprawdziliśmy, nie wskazują, po ilu odwołaniach możesz tak postąpić, więc ustal to ze swoim prawnikiem.

---

Stan prawny na: 5 listopada 2026
Podstawa prawna: ustawa z 23.04.1964 Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, stan prawny w obwieszczeniu na 19.05.2026, z uwzględnieniem zmiany z Dz.U. 2026 poz. 507; art. 22¹, art. 384, art. 384¹, art. 385, art. 385¹-385³, art. 394, art. 483 i art. 484; nie znaleźliśmy późniejszych zmian tych artykułów); ustawa z 18.07.2002 o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1513, art. 2 pkt 4 i art. 8; zmiana z Dz.U. 2026 poz. 1296, wchodząca w życie 6.11.2026, nie zmienia tych przepisów); rejestr klauzul niedozwolonych prowadzony przez UOKiK (strona odczytana 5.11.2026). Nie sprawdzono: ustawy o prawach konsumenta (w tym odstąpienia od umów zawieranych na odległość), ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług, RODO, orzecznictwa dotyczącego zadatku i opłat za nieodwołaną wizytę, skutków podatkowych zadatku oraz regulaminów platform rezerwacyjnych.
Ostatni przegląd: 5 listopada 2026