Річний календар нігтьового салону 2026 - від січня до грудня, хто чого вимагає

Марта відкрила салон у лютому. У травні зрозуміла, що не подала звіт BDO за перший квартал. У жовтні — що не зробила річної оцінки ризиків. У грудні — що не провела інвентаризації (spis z natury). Не через лінь — через незнання, що десь існує перелік усіх термінів у році. Бо він не існував, доки хтось його не склав.

Нижче річний календар нігтьового салону на 2026 рік. Місяць за місяцем, з конкретними датами та розмірами штрафів. Частина обов'язків повторюється щомісяця або щокварталу — вони зібрані в окремому розділі в кінці. Роздрукуй, вкладай у сегрегатор/папку, викреслюй.

Навіщо календар салону

Більшість приписів для нігтьових салонів розкидана між п'ятьма різними установами: Sanepid (державна санітарна інспекція, PPIS), PIP (Państwowa Inspekcja Pracy, інспекція праці), UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych, орган захисту персональних даних), Міністерство фінансів (KSeF, JPK), Міністерство клімату (BDO). У кожної свої терміни. Сумарно в році 31 дата, що стосується твого салону — і якщо забудеш, більшість закінчується штрафом від 500 PLN до навіть мільйона злотих (BDO за максимальною шкалою).

Календар не замінить системи нагадувань (Google Calendar, Booksy, Asana — що тобі підходить). Але дає тобі один аркуш паперу, з якого один раз на рік переписуєш дати у свою систему.

Січень

• 1.01 — Антимобінгові зміни до закону набирають чинності. Усі салони, які наймають 9 або більше осіб, повинні мати антимобінгову політику плюс шлях повідомлення про порушення. Менші салони — лише якщо працівниці прямо цього вимагатимуть.
• 20.01 — ZUS DRA (польська соцстрахівка) за грудень. Платиш 20-го числа кожного місяця (або 15-го, якщо наймаєш). Перший платіж після новорічних свят.
• 31.01 — PIT-11 для працівників за попередній рік. Якщо ти наймала когось хоч на місяць у 2025 — надсилаєш PIT-11 цій особі та до податкової.
• 31.01 — PIT-4R, річна декларація про авансові внески з податку на доходи від заробітної плати. Теж для тих, хто наймає.

Лютий

• 15.02 — Звіт BDO за 2025 рік (річний). Точний термін: 15 березня, але краще починати в лютому, бо система BDO часто падає в останній тиждень. Відсутність звіту = штраф 5 000–1 000 000 PLN на розсуд органу.
• 20.02 — ZUS DRA за січень.
• 28.02 — Оновлення даних у CEIDG (якщо змінювалися PKD, адреса, форма оподаткування). Без штрафу, але формальний обов'язок.

Березень

• 15.03 — Кінцевий термін звіту BDO за 2025 рік. Після цього дня штраф накладається автоматично.
• 15.03–31.03 — Підготовка до KSeF. Від 1 квітня обов'язковий для частини активних платників ПДВ. Подання заяви про доступ (формуляр ZAW-FA), тестування першої e-фактури, оновлення регламенту салону.
• 20.03 — ZUS DRA за лютий.
• 31.03 — Останній день дії старих правил виставлення рахунків для великих компаній на ПДВ. Від завтра діє KSeF.

Березень — ключовий місяць 2026 року для нігтьових салонів. Пакет PRO 349 PLN містить процедуру виставлення фактур у KSeF плюс оновлений регламент надання послуг. Без цього від 1 квітня ризикуєш штрафом до 100% вартості фактури, виставленої поза KSeF.

Квітень

• 1.04 — KSeF обов'язковий для великих активних платників ПДВ (з оборотом понад 200 млн PLN). Більшість нігтьових салонів сюди не потрапить, але дата має значення — це день старту системи в повному обсязі.
• 15.04 — Звіт BDO за Q1 (січень–березень). Перший квартальний — потрапиш під нього, навіть якщо в тебе майже не було відходів, формуляр має бути надісланий.
• 20.04 — ZUS DRA за березень.
• 30.04 — PIT-37, податкова декларація за 2025 рік. Стосується і тебе як одноосібного ФОП у Польщі (JDG), якщо розраховуєшся за загальними правилами.

Травень

• 20.05 — ZUS DRA за квітень.
• Анонімізація карток клієнток 5+ років. RODO (польський GDPR) вимагає видалення даних про здоров'я через 5 років від останньої процедури. Переглядаєш сегрегатор/папку, анонімізуєш або викидаєш найстаріші картки. Без цього порушуєш RODO — адміністративний штраф до 20 млн EUR (на практиці для малого салону 2 000–10 000 PLN).
• Періодичні медогляди працівниць. Стандарт медицини праці: раз на 5 років для здорових дорослих, раз на 2 роки для осіб із фактором ризику. Травень — добрий місяць, щоб запланувати: не збігається з літніми відпустками.

Червень

• 20.06 — ZUS DRA за травень.
• Технічний огляд автоклава. Раз на 12 місяців від останнього (або від покупки). Сервіс 300–600 PLN, звіт додаєш до сегрегатора/папки. Без актуального огляду Sanepid (державна санітарна інспекція) вважає, що автоклав не відповідає технічним вимогам — порушення.
• Піврічний контроль дезінфекції. Внутрішній аудит: чи препарати ще в реєстрі GIS, чи дотримуються концентрації, чи актуальні картки SDS. 1 година роботи, документуєш у протоколі на пів сторінки.

Липень

• 1.07 — KSeF обов'язковий для решти активних платників ПДВ. 99% нігтьових салонів потраплять під цю дату, якщо є активними платниками ПДВ. Малі платники, звільнені від ПДВ (до 200 тис. PLN обороту), — добровільно до 2027 року.
• 15.07 — Звіт BDO за Q2 (квітень–червень).
• 20.07 — ZUS DRA за червень.
• Оновлення оцінки професійних ризиків. Тільки якщо в першій половині року змінювався перелік послуг (наприклад, ти додала ламінування брів, апаратний манікюр). Без змін — достатньо раз на рік у грудні.

Серпень

• 20.08 — ZUS DRA за липень.
• Періодичне навчання з BHP (охорони праці). Вимога раз на 3 роки для працівниць на трудовому договорі (серпень — добрий термін, бо поза липневим сезоном відпусток). Вартість 80–200 PLN / особа в акредитованого інструктора.
• Внутрішній аудит RODO. Раз на рік — переглядаєш картки клієнток, формуляри згод, політику конфіденційності на сайті. Перевіряєш, що положення досі відповідають чинному стану права. Пів години роботи з чеклістом.

Вересень

• 20.09 — ZUS DRA за серпень.
• Оновлення карток SDS препаратів. Виробники раз на 12 місяців оновлюють паспорти безпеки дезінфекційних препаратів і лаків. Завантаж найновіші версії, заміни в сегрегаторі/папці. Старі картки SDS під час перевірки — це порушення.
• Калібрування запасів перед сезоном. Вересень–жовтень — це зростання потоку (повернення клієнток з відпусток, осінній весільний сезон). Замов поставку препаратів на 2–3 місяці наперед.

Жовтень

• 15.10 — Звіт BDO за Q3 (липень–вересень).
• 20.10 — ZUS DRA за вересень.
• Підготовка річних декларацій ZUS. Річна ZUS DRA для осіб на трудовому договорі, ZUS Z-3 для виконавців за договором підряду. Жовтень — час на збір даних з обліку робочого часу (RCP), у грудні та січні вже лише подаєш.

Листопад

• 20.11 — ZUS DRA за жовтень.
• Підготовка інвентаризації (spis z natury). Рахуєш запаси: лаки, бази, топи, фрези, пилки, препарати. Плюс основні засоби (лампи, фрезери, автоклав). Листопад — добрий місяць: маєш спокійно місяць на підрахунок, у грудні вписуєш дати.
• Перегляд B2B-договорів зі стилістками. ZUS (польська соцстрахівка) у 2026 році агресивно переслідує фіктивні B2B у салонах. До кінця року перевір договори з кожною стилісткою — чи немає жорстких годин, положень про ексклюзивність, самостійного господарського ризику. Якщо є — час змінити формулювання або перейти на трудовий договір (UoP).

Грудень

• 20.12 — ZUS DRA за листопад.
• 31.12 — Інвентаризація (spis z natury, ремaнент). Стан запасів на кінець року, до податкової декларації. Вписуєш дату 31.12, підписуєш, вкладаєш у сегрегатор/папку. Без інвентаризації матимеш проблему під час податкової перевірки — припущення, що ти занизила доходи.
• 31.12 — Оновлення оцінки професійних ризиків (раз на рік, BHP).
• 31.12 — Архів карток стерилізації старших за 5 років — анонімізація або утилізація.
• 31.12 — Річне закриття книг. Сальдо, підсумок доходів, контроль чи не перевищила ти ліміту звільнення від ПДВ (200 тис. PLN обороту).
• Планування 2027. Вибір форми оподаткування на новий рік (до 20 січня 2027). План інвестицій. Рішення щодо найму або ні.

Що робиш щомісяця (повторювані обов'язки)

• 20-го числа місяця — ZUS DRA за попередній місяць (15-го, якщо наймаєш працівниць).
• Біологічний контроль автоклава — раз на місяць (біологічний індикатор (sporal-test), вклеюєш смужку з результатом до картки стерилізації).
• Закриття RCP місяця — якщо наймаєш, наприкінці кожного місяця працівниці підтверджують RCP (підписом або електронно). Без цього PIP вважає, що ти не ведеш належно облік.
• Перевірка біоцидних препаратів у базі GIS — препарати іноді вилучають із реєстру. Раз на місяць перевіряєш, що все, чим користуєшся, досі активне.
• Архів карток стерилізації — закриваєш місяць, сортуєш картки в сегрегаторі/папці хронологічно.

Що робиш щокварталу (поза щомісячними)

• До 15-го числа після закінчення кварталу — звіт BDO. Квартали закінчуються 31.03, 30.06, 30.09, 31.12. Звіти мають термін 15.04, 15.07, 15.10, 15.01.
• JPK_V7 (якщо активний платник ПДВ) — щомісяця до 25-го, але для малих платників можна стискати поквартально. JPK_V7M (місячний) або JPK_V7K (квартальний).

Що відбувається, коли забудеш

Перелік штрафів 2026:

• BDO — відсутність звіту: 5 000–1 000 000 PLN (шкала на розсуд, для малого салону практика 5 000–15 000 PLN).
• KSeF — фактура поза системою: до 100% вартості фактури (приклад: фактура 1 500 PLN → штраф до 1 500 PLN).
• ZUS — несплачені внески: відсотки ~10% річних плюс адміністративний штраф 100–5 000 PLN.
• RODO — відсутність анонімізації старих карток: адміністративний штраф до 4% річного обороту (для салону з оборотом 20 тис. PLN × 4% = макс. 800 PLN).
• Sanepid — відсутність процедур: штраф 200–3 000 PLN, рецидив 5 000–15 000 PLN.
• PIP — RCP не ведеться: 1 000–30 000 PLN.
• Інвентаризація (spis z natury) — відсутня: податкова застосовує припущення про заниження доходів. Податковий штраф пропорційний.
• Професійне ОЦ (страхування) — відсутнє: сама відсутність не карається, але у разі шкоди клієнтці платиш із власних грошей (типово 5–50 тис. PLN).

Що містить кожен пакет NailsReady

Пакет START 249 PLN охоплює обов'язки січень–березень для новостворeного салону: санітарну процедуру, план дезінфекції, картку клієнта з RODO, картку стерилізації, документи BDO, регламент. Це основа, з якої Sanepid (державна санітарна інспекція) робить 80% перевірок.

Пакет PRO 349 PLN додає обов'язки квітень–липень для салону з командою: RCP, регламент праці, B2B- та UoP-договори з додатками, навчання з BHP, антимобінгова політика, процедура KSeF. Версія для салонів, які планують найняти першу стилістку у 2026 році.

Пакет COMPLETE 899 PLN охоплює весь рік плюс 12 процедур на кожну послугу (класичний манікюр, гель-лак, фрезер, хна для брів, ламінування вій та інші) плюс 11 управлінських документів (DPA, аудит RODO, план безперервності BCP, політика соцмереж). Версія для професійної студії або мережі з 2–4 локацій.

FAQ — Найпоширеніші запитання

Що в пріоритеті, якщо я саме відкриваю салон посеред року?

Фази 1–3 зі статті як відкрити нігтьовий салон — JDG (ФОП у Польщі), ZUS (польська соцстрахівка), PPIS, санітарні процедури, картки клієнток. Решта календаря (BDO, KSeF, звіти) природно заходить з плином місяців. Перший звіт BDO — за квартал, у якому ти відкрила салон. Якщо відкриття в липні — перше BDO за Q3 до 15 жовтня.

Чи ці терміни такі самі для мобільного салону?

Так. Мобільний салон (манікюр у клієнтки вдома, нарощування вій у готелі) має ідентичні обов'язки перед Sanepid (державна санітарна інспекція, PPIS), BDO, RODO, KSeF. Різниця лише в деяких документах: санітарна процедура має окремий розділ для мобільності (транспортування стерильних інструментів, дезінфекція робочого місця в клієнтки). Решта — ідентично.

Що робити, якщо пропустила термін BDO або ZUS?

BDO: надішли прострочений звіт негайно, додай пояснювальний лист. Штраф не автоматичний — рішення приймає посадовець. Запізнення на кілька тижнів найчастіше закінчується попередженням, довше (кілька місяців) — типово 5 000–10 000 PLN. ZUS: внески з відсотками сплачуєш негайно, коригувальну декларацію надсилаєш протягом 30 днів. Без перевірки ZUS, лише сама корекція — без адміністративного штрафу, лише відсотки.

Чи має NailsReady систему сповіщень про терміни?

Поки що ні. Наразі річний календар отримуєш у пакеті (PDF для друку або вкладання в сегрегатор/папку). Щорічне нагадування вписуєш один раз у свій Google Calendar або Booksy. Автоматичні сповіщення заплановані на 2027 рік як частина опційного абонементу.

Чи всі ці обов'язки стосуються домашнього салону?

Так — усі, за винятком вимог BHP для працівниць (якщо працюєш сама, оцінку ризиків робиш лише для себе, навчання з BHP не потрібне). Sanepid (державна санітарна інспекція), BDO, RODO (польський GDPR), KSeF, ZUS (польська соцстрахівка) — усі ідентично, як у стаціонарному приміщенні. Повна специфіка мобільного салону описана окремо.